Lopullinen kirjanpito Asterilla voi olla täysin sähköistä.
====================================
Tämä kannanotto on kirjoitettu yhdistysten, AS OY:n ja pienten
yritysten toimia ajatellen.
Tilikauden aikana aineisto on sekalaisesti paperisena tai sähköisenä.
Kirjanpidon tekeminen tekee lopullisen virallisen kirjanpidon tositteineen
sähköiseksi.
Ohjelman versio 6.6.2019 tai myöhäisempi mahdollistaa tositteiden
katsomisen Asterilla kirjattaessa.
Oleellinen/lopullinen tilikausituloste on HTML muotoinen jolla saa avattua
tositteet.
Yhden yrityksen kaikki kirjanpitoon kuuluva aineisto säilytetään
yrityksen vuosittaisessa tositekansiossa.
Sitä kansiota käytetään tilikauden aikana myös
ennen kirjanpidon tekemistä.
Tilikauden päätyttyä kansioon kopioidaan kaikki muukin taltioitava
aineisto
Se kansio aikanaan kopioidaan muistitikulle tai CD rompulle, jotta
aineisto tulee säilytettyä kahdessa paikassa.
Kopioita voidaan antaa esimerkiksi hallituksen jäsenille ja toiminnan/tilintarkastajille
tilinpäätöstä päätettäessä.
Aineisto pidetään pääasiassa pdf muotoisena. Tilikausituloste
on html muotoinen.
Tiedostot nimetään siten että ne saa resurssienhallinnalla
tarpelliseen järjestykseen.
000 kirjanpitoaneiston sisällysluettelo ja selostus taltioinnista,
00 tilinpäätös
00 tilinpäätös liitetiedot
00 tilikausituloste HTML
00 toiminnantarkastuskertomus
0 pöytäkirjat
Tiliotteet
Tositteet numeron mukaisesti tallennettuina
Tositteita myös selite2:n ja laskun numeron mukaisesti taltioituna
Tositteita sellaisina kuin ne työn tekemisen yhteydessä oli taltioitu.
Kaikki taltioidut tositteet ym. saadaan katsottua ja tulostettua paperille.
Laskut ja kuitit nimetään ennen kirjanpitoa käyttäjälle
sopivalla tavalla ja tallennetaan yrityksen tositekansioon.
Joitakin laskuja saadaan sähköisesti. Jonkin kaupan ostokuitti
tuleekin jo sähköpostitse pdf tiedostona.
Kirjanpitoa tehtäessä tositteet taltioidaan tai muutetaan myös
tositenumeron mukaisiksi.
Paperitositteista skannataan tarvittaessa pdf muotoiset tositteet.
Kirjanpitoa tehtäessä käytetään toimintoa MUOKKAA -
NÄYTÄ TOSITTEEN KUVA
Sillä saadaan tositenumeron mukaisesti tosite tarkastettua että
tosite on sähköinen ja oikea.
Tilikausituloste html muotoon tehdään yrityksen samaan tositekansioon.
Silloin siitä tulosteesta tositteiden katselu toimii tositenumeron,
laskunumeron ja selite 2:n perusteella.
Tositteen tiedoston nimenä on yleensä aina tositteen numero.
Esimerkiksi jäsenmaksujen kirjaamisesta voidaan laatia lopullinen
yhteinen tuloste.
Siinä on on kaikki vuoden jäsenmaksut nimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä.
Tositteessa on mukana myös alkuperäinen jäsenmaksun maksamisen
pyyntö.
Sen tositteen nimi voidaan kirjoittaa selite 2:n tai laskun nro:n kenttään.
Siinä menettelyssä ei jokaista jäsenmaksua erikseen taltioida
omaksi tositteeksi.
Tällä tavalla meneteltynä paperista aineistoa ei ole pakko
taltioida.
Lopullinen aineisto pidetään yrityksen omassa ja vastuuhenkilöiden
hallinnassa.
Yrityksen aineisto on ilman kustannuksia aina tutkittavissa.
Virallinen aineisto taltioidaan jokaisesta tilikaudesta esimerkiksi CD
rompuille.
Paperiaineiston voi käytönnässä säilyttää,
koska joitakin asiapapereita voidaan tarvita myöhemmin paperisena..
Joskus kaikilla hallituksen jäsenillä ei ole pdf tiedostojen
lukemisen välineitä.
Se on teoreettinen sähköisen kirjanpidon este.
Sähköiseksi tekeminen voi olla työläämpä
kuin paperiseksi tekeinen.
Toisaalta sähköinen aineisto on monin verroin nopeaammin tarkastettavissa.
Muita asiaan liittyviä sivujamme:
https://www.atsoft.fi/paperitonkirjanpito.htm
https://www.atsoft.fi/zhtmlkirjanpito.html
Tästä asiasta voi kertyä hyödyllisiä kokemuksia
ja kannanottoja.
Pyydän mielelläni kommentteja.
Atso Mäkinen, atso.makinen@atsoft.fi, 0400 316 088